上海建桥学院艺术设计学院办公室人员岗位分工及职责要求

一、学院办公室主任(赖爱春)

1.在院长领导下,主持学院办公室全面工作;了解学院全面情况和问题,搞好纵向和横向联系,及时向学院领导提供信息,提出建议;协助学院领导做好督办、协调和调研工作;

2.协助学院领导抓好各项教学管理工作;了解、分析学院的教学现状及问题,会同学院有关人员研究解决办法与措施,并共同落实;

3.协助学院领导抓好新设置本科专业评估工作的组织、协调、配合等工作;

4.协助学院领导有关岗位职责的起草和制(修)订,组织联系新进教职员工的面试、试讲等工作;了解和掌握本学院专职教师的进修情况;

5.协助学院领导做好本学院教职工的岗位聘任、教职工平时和学期、学年考核及专业技术职务聘任等工作;协助学院领导做好各类奖项的遴选、评选、评比、名额分配、奖励分配等工作;

6.负责本学院教职工的考勤工作;

7.协助学院领导抓好学院综合治理、防火防盗及安全稳定工作,协助学校有关部门定期组织安全检查,及时消除事故隐患,做好寒、暑假和节假日的安全防范工作;

8.负责签收办公自动化系统中各类文件,及时向学院领导转发;负责维护本学院办公自动化系统人员账号,定期更新人员名单,及时向学校归口管理部门报备;

9.参加院务会议,并根据院领导和院务会议的决定,安排系内各类会议和活动;

10.做好本学院有关经费的管理工作,对使用本学院经费项目进行审核,合理使用经费并做好增收节支工作;负责本学院餐票申领、使用、负责本学院水票的申领;

11. 负责本学院各办公室设备、家具的申购、调拨、报修、退换等管理工作;

12. 负责本学院有关福利费及福利用品的管理与发放工作;协调本学院各项集体活动工作;

13. 负责管理和规范使用本学院公章,审核以本学院名义签发的

各种公文及证明文稿;负责本学院行政公文起草

14.协助学院领导组织开展精神文明创建活动,力争出成果、出亮点;

15. 按学校有关规定对教学事故进行调查了解,提出处理建议,

供院领导参考;

16. 负责本学院会议室使用申请及学校会议室申请工作,并及时通知有关申请部门;负责本学院各办公室钥匙管理;

17. 协助院领导搞好本学院实验室建设、管理工作;协助管理本学院展厅,包括展期的安排等;

18. 完成学院领导交办的其他工作;

 

 

二、教学运行、教师管理岗、毕业环节岗(陈幸华)

19.协助学院领导及系(专业)主任对各年级专业的教学计划进行修订、汇总、上报;

20.根据教务处下达的新学期任务书将本学院承担的教学任务书通知各系(专业),安排落实任课教师,并经主管教学的副院长申批后报教务处;

21.协助教务处编排课程表;并及时通知任课教师、辅导员(学生)按课表上课;

22.负责处理教学计划变动申请;负责处理行政人员、辅导员、实验人员的兼课申请;

23.负责及时检查督促各系(专业)编写、修订教学大纲;

24.负责处理好日常的调课、停课、代课、补课、辅导答疑等工作;并将调课、停课、代课、补课通知到任课教师、辅导员和学生。

25.负责选修课的相关材料搜集、汇总、统计、申报等;

26.负责兼职任课教师信息资料的收集整理工作,建立和完善教师库;定期维护邮件平台、短息平台等系统的兼职教师联系方式;负责兼职教师一卡通的申领发放工作;受理本学院教师申请主讲教师手续;

27.负责每年度各类各级精品课程、教学改革与建设项目、学科科研项目课题申报、中期检查、结题的具体组织协调工作;

28.负责各级教学成果奖、教学竞赛的申报、汇总、统计等工作;

29.协助各系做好本科毕业设计(论文)的选题工作、中期检查、答辩工作;负责向各系收集整理完毕的相关专科毕业实习资料文档;

30.负责本学院教学工作量统计工作,包括课堂授课、实践、实习、毕业设计(论文)的工作量统计;

31.安排相关人员进行听课;负责结业证书、肄业证书、毕业证书、学位证书的发放工作;

32.组织安排期初教学检查工作,按要求递交教学检查数据;配合教务处做好毕业论文的院内自查和校级检查;

33.协助系(专业)主任安排每学期两周集中实践教学活动;

34.负责本、专科学生实习情况汇总、统计、上报等工作;配合学校对实习工作开展专项检查;

35.负责各类教室、机房的申请;

36.参加系主任例会,就有关事项进行督办或落实;

37.负责本职范围教学文档资料的归档工作;

38.完成学院领导交办的其他工作;

 

 

三、考务、学籍管理、质量监控、素质拓展岗(蔡莹莹)

39.负责开学两周内对本学期各课程期中、期末考试的考试形式进行征询;负责受理学期初各课程总评成绩权重更动申请及上报、学生成绩更正申请及上报;

40.负责期中、期末及补考等考试的试卷准备工作;负责对各类试卷卷面的格式、分值等进行校对工作;

41.负责根据教务处要求,组织协调考试课程的监考人员安排工作;负责本学院考察课程考场及监考人员安排工作;

42.负责各类考试阅卷结束后及时收回试卷和成绩登记表,督促教师做好各课程考试、考查、实训、实习、毕业设计及补考等成绩的网上登分及试卷质量分析工作;

43.负责按照教务处要求对各类试卷进行整理、归档工作,确保试卷袋内材料齐全;

46.协助教务处做好各级各类国家考试的考务工作,包括全国大学英语四六级、全国计算机等级考试;

44.负责督促各新生班级辅导员按期完成新生信息的核对登记及学籍注册工作,定期更新学生名单并发布各辅导员及有关任课教师;

45.负责处理各类学籍异动,负责受理学生考试课程缓考申请、体育保健班申请、课程免修申请、试读申请休学(退学)申请、复学申请、专业内转班申请、转专业申请、延长修读学期(插班学习)申请、办理学业证书申请等;

46.负责本学院试题库建立的相关组织、协调、管理工作;

47.负责对毕业班做好毕业前的毕业审核工作,统计结业生、毕业生、学位名单,并及时报送教务处;

48.协助教学副院长做好日常教学质量监控工作,收集相关教学质量监控信息;负责教学信息员队伍的管理工作,定期开展教学信息员培训工作;

49.组织安排期中教学检查工作,按要求递交教学检查报告;配合教务处做好试卷的院内自查和校级检查;

50.负责本学院素质拓展学分相关的统计、申报等管理工作;

51.负责校内外实习基地、校企合作单位的管理工作,做好相关单位合作协议的统计、签订、留存等工作;

52.负责登记、汇总、管理各类学生课外科技活动项目的立项申报、经费下拨、中期检查、结题验收等工作;

53.协助本学院语言文字委员会做好语言文字相关的管理、协调、组织工作;

54.负责按时将本学院所承担教学任务的教材征订汇总,并及时报送教务处,了解和掌握开学前教材到位情况,及时将有关教材发放给任课教师,并做好各类教材样书的分类整理工作;负责教师自编教材汇总;

55. 收集、整理任课教师的教学进度表、教学大纲,经系(专业)主任审核后向上网公示;

56.负责本学院设计类课程重做工作,汇总本学院设计类课程不合格学生的名单给辅导员、教师,收取重做成绩,录入司南系统;

57.参加系主任例会,就有关事项进行督办或落实;

58.负责本职范围教学文档资料的归档工作;

59.完成学院领导交办的其他工作;

 

 

四、会务、宣传、档案管理岗(丁涛)

60.负责来宾接待工作,包括茶水、点心、餐饮、礼品等的准备;组织协调各类会务、讲座、演讲等活动的准备工作;

61. 参加系主任例会,并做好会议记录。做好本学院教学委员会秘书工作;

62.撰写期初、期中教学检查报告,按要求递交教学检查报告;撰写预警专业年度质量报告等;

63.负责本学院行政公文起草,协助学院领导起草拟各类行政公文:请示、报告、工作计划、工作总结、管理制度、通知通报等;

64.负责学院各类辅修专业、考证培训、第二专业等非学历教育办班及考证等工作的组织、协调与管理;

65.负责有关后勤服务项目的申请、领取、发放等工作。包括公务用车申请;公务用餐申请;低值易耗品的申购、领取、发放;清洁用具领取及供应、招待所申请、搬运服务申请、专项保洁服务申请等;

66.负责本学院办公用设备的使用、保管,包括打印机、复印机、笔记本电脑、相机、投影仪、扫描仪、刻录机等的使用及外借工作;

67.负责编制本学院教职员工通讯录,并定期维护邮件平台、短息平台的教职员工通讯信息库;

68.负责数字化校园门户本工作区的人员信息、讨论主题及共享文件等管理工作;

69. 负责本学院文明创建联络员工作,协助学院领导组织开展精神文明创建活动,力争出成果、出亮点;

70.收藏、保管本学院的学生优秀作品;负责了解和掌握本学院学生获奖信息,做好登记汇总工作;负责本职范围文档资料的归

档工作;负责学院三楼文档室的管理工作;

71. 完成学院领导交办的其他工作;

 

五、后勤保障(虞济江)

72.负责本学院教室管理,包括钥匙管理、教室开门、教室设备保管、报修等;负责本学院各办公室、教室的钥匙配置;负责各办公室的饮用水水票发放;

73.负责本学院展厅管理,包括挂钩、镜框、展板、白板、储藏室等管理;负责本学院教师休息室(会议室)的管理;

74.负责学院报刊、邮件的收发;负责送印、取回学院需油印的资料;

75.协助办公室寒暑假及节假日期间学院的安全防范及开门、关门工作;

76.协助管理本学院办公用设备,包括打印机、复印机、笔记本电脑、相机、投影仪、扫描仪、刻录机等的使用及外借工作;

77.完成学院领导交办的其他工作;

 

 

上海建桥学院艺术设计学院

二0一二年十月十日